企業制度體系建設“五步法”（企業制度體系建設方案）
企業制度體系建設“五步法”（企業制度體系建設方案）
企業制度體系，是員工在企業日常生產經營過程中共同遵守的規定和準則，是企業賴以生存和發展的基礎，是企業正常運營的保障機制。一家小公司，在制度不健全的情況下，依靠管理者的經驗和能力或許可以維持公司正常運營，當企業發展到一定規模，再單純依靠“人治”顯然是不夠的；大公司擁有較為復雜的組織架構和更多的員工，更需要依靠“法治”即規范的制度體系來保障公司的良好運營。成功的企業離不開健全的制度體系以及制度的有效執行。建立健全企業制度體系，可以采取以下五個步驟有序推進。
企業制度體系建設“五步法”
第一步 構建企業制度體系框架
構建企業制度體系框架，簡單地說就是要明確企業需要制定哪些制度，并對制度進行分層、分類，明確不同制度之間的關系。從求是咨詢實踐經驗來看，許多企業缺乏對制度體系框架的頂層設計和系統思考，在實際經營過程中，經常是遇到問題感覺缺少制度就臨時制定制度，然后不停地“打補丁”。由于這些制度缺乏整體規劃，不同制度由不同部門制定，各部門對企業其它部門制定的制度缺乏足夠了解，造成企業制度體系混亂，經常出現關鍵制度缺失、不同制度之間相互掣肘等現象。完善的制度體系應該系統規劃，“橫到邊、縱到底”，能夠覆蓋企業日常運營的各個環節。
通常情況下，企業制度從橫向上可以分為五大類：公司治理類、基礎管理類、業務管理類、職能管理類、監督控制類，每個大類中再劃分為若干個子類。
企業制度橫向分類示意圖
以公司治理類制度為例，在各子類之下通常還包括以下具體制度：《章程》、《股東（大）會議事規則》、《黨組織會議事規則》、《董事會議事規則》、《監事會議事規則》、《總經理辦公會議事規則》（或《總經理工作細則》）、《董事會各專門委員會工作細則》（如董事會下設專門委員會）、《董事會秘書工作細則》、《貫徹落實“三重一大”決策制度實施辦法》、《“三重一大”事項決策權責清單》等。其中《章程》是公司制企業注冊成立必須要依據《公司法》制定的制度，是公司的“根本大法”，在企業制度中具有權威性、唯一性、根本性和不可隨意更改性。
除以上類別制度，國有企業還需要重點從兩個方面強化制度體系建設：一方面，需要依據財政部等五部委聯合發布的《企業內部控制配套指引》等內控政策，滿足國企制度體系建設合規性方面的要求；另一方面，需要強化黨建管理類制度體系建設，具體包括黨組織管理、紀檢管理、工會管理、團委管理等子類別制度。
企業制度從縱向上來看，根據管理的層次、幅度和授權決策次序，企業制度可以分四個層級：第一級為公司治理類制度；第二級為基礎（或基本）管理類制度；第三級為業務管理類制度、職能管理類制度和監督控制類制度；第四級為具體操作規范及手冊，如質量手冊等。在制定下級制度時，應依照上級制度的精神和思路制定，下級制度不得與上級制度相沖突。
企業制度縱向分層示意圖
第二步 對現有制度進行系統評估
完成企業制度體系框架構建之后，需要將新構建的制度體系框架與現有制度進行對照分析，梳理缺失的制度和應廢止的制度；并對現有制度進行評估，梳理需要修訂完善的制度。
現有制度可以從以下幾個維度著手進行系統評估：管理目標是否明確？管理內容是否完整？制度結構是否清楚？制度權責是否明晰？是否有利于有效執行？是否有利于檢查考核？制度形式是否清晰明了、重點突出、易讀懂、可傳遞？
企業現有制度評估示意表
基于新構建的制度體系框架與現有制度對照分析情況，以及現有制度評估情況，制定清晰的企業制度體系建設計劃，明確需要新增、修訂、廢止的制度有哪些，以及具體的責任部門與時間計劃安排。
企業制度體系建設計劃示意表
第三步 制定或修訂制度文件
企業制度的制定要遵循以下四個原則：
﹡一是全面性。制度體系在深度和廣度上支持運營管理，杜絕制度真空；
﹡二是操作性。制度內容的原則性與可操作性相結合，杜絕流于形式；
﹡三是系統性。制度內容之間相互配套，杜絕矛盾沖突；
﹡四是穩定性。制度在一定時期內具有相對確定性，禁止朝令夕改。
規范的企業制度通常由封面、次封面、目錄、標題、正文、附錄等部分組成。
企業制度封面應由標題、制度（企業標準）編號、發布日期及實施日期等組成。
企業制度次封面應套用封面格式并標識編制、校對、審核、形式審查、審定人員的姓名。
制度正文是制度的關鍵所在，從格式到內容都應該盡可能規范。內容較簡單的制度可按“一條到底”式逐條編寫，內容較多的制度則應采用“分章貫條”式編寫，每個部分冠以小標題、標題前面的序號用第一章、第二章……表示，每個部分下分若干條時，用第一條、第二條……表示，正文所有條連續編號；層次較多時，若干條下設順序編號（一）、（二）、（三）……，其下按1、2、3……進行編號，再其下又可按（1）、（2）、（3）……進行編號。
制度正文內容可參考以下指導性框架進行編寫或修訂：
（一）總則
總則主要包括以下內容：目的（明確該制度要解決的實際問題和要達到的控制目標）；適用范圍（明確該制度的適用范圍或應用領域）；特定術語（如需要，應對該制度中使用的概念、定義和標準給出一個完整、統一和明確的解釋）；相關部門/人員的職責（明確該制度的歸口管理部門、相關部門，及其職責和權限）；制定原則和依據文件（制度制定需要遵循的相關原則和本制度相關依據文件）。
（二）主體內容
明確該制度所要闡述的具體內容、項目和要求，包括所涉及到的程序、方法、措施、評估和控制方法及標準等，當內容與要求涉及部門較多時，應明確各部門間的協作關系、協作方式和相互制約關系，程序化的內容應盡可能按照流程的要求編制，并附相關流程圖。主體內容可按層次分章、條編寫。
（三）附則
明確該制度文件的解釋部門、實施的起始日期等。
企業制度的附錄應包括與該制度文件相關的流程圖、表單等。
制定制度時，由于某種原因，只需要在短時間內執行，或需要等待條件成熟后修改，可在制度名稱后加“暫行”二字。“暫行”制度最長不得超過一年，制度起草部門應在暫行期過后，及時對制度進行修訂或廢除；無需修訂的，由制度管理部門取消“暫行”式樣，并在企業內部進行通知。
不成熟或在企業從未執行過，又不能準確地估計出執行效果的制度，可在制度名稱后加“試行”二字。制度起草部門必須在一年后作出總結進行修訂或廢除；無需修訂的，由制度管理部門取消“試行”式樣，并在企業內部進行通知。
第四步 完善配套流程、表單文件
流程與制度是企業管理中相互聯系、相互影響的一對，在一定條件下可以相互轉化。許多制度本身就對程序有著具體規范性要求，流程、表單是制度的有機組成部分。
企業制度配套流程、表單的設計需要遵循以下原則：
? 一是簡潔易懂。避免因過多的信息、錯綜復雜的呈現方式導致使用者難以理解；
? 二是邏輯清晰。流程、表單的邏輯、步驟應清晰、合理；
? 三是要素齊全。以表單為例，一般包括：表單名稱、版本號、表頭信息、具體內容信息、簽批意見、填表說明等要素。
此外，表單還可以設計必要的模板及填寫好的示例，從而幫助使用者更好地去理解和使用。
第五步 對制度進行宣貫和檢查評估
制度設計的完善性和執行的有效性，是制度體系建設的兩個關鍵環節。完成制度體系設計后，還需要對制度成果文件進行宣貫、跟蹤檢查、持續修訂，這樣制度才能有效落地執行，并完成PDCA（計劃、執行、檢查、處理）這一閉環管理。許多企業將制度體系建設等同于制度體系設計，完成制度體系設計后，雖然進行了制度的發布，卻鮮有人知，然后多年束之高閣。
企業應該高度重視制度的宣貫與后續管理工作，制定制度宣貫工作計劃，對宣貫主體、宣貫內容、宣貫對象、宣貫方式等進行統籌考慮，促進各項制度的貫徹執行；并定期對制度設計的完善性和執行的有效性進行檢查和評估，對出現的問題進行總結分析，進一步完善制度、強化執行，以適應企業的發展。
