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利用OA系統進行檔案管理原來這么簡單?(檔案oa系統是什么)

利用OA系統進行檔案管理原來這么簡單?(檔案oa系統是什么)

相信做過檔案管理員的人都有這樣的體驗,每天需要整理大量的企業檔案資料,編號、登記、歸檔、整理。這些看似簡單的工作實際需要用大量的時間來完成,可能經常一抬頭就發現隔壁桌的同事已經下班走了。而且企業的檔案資料需要確保其完整性和安全性,稍有不小心可能會資料丟失,造成無法彌補的損失。

檔案工作的繁瑣,需要大量人力來完成。如何才能實現更為簡單的檔案管理,降低企業的運營成本呢?通達創新利用OA系統通過電子化的分類存儲、無紙化的借閱操作,降低檔案管理的“繁瑣”度,提高效率。

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1、檔案資料電子化存儲

OA系統的電子檔案管理平臺,可以實現卷庫、案卷、文件管理的全程電子化。通過電子化的信息錄入,可以隨時進行卷庫、案卷、文件的線上上傳、編輯、查看、刪除,不受時間和地域限制,并且該操作支持批量完成。在進行新建時,可詳細列明名稱、編號、保管期限、所屬案卷/卷庫、組卷年度,并且可以通過附件上傳封面及相關資料。

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文件組卷。文件組卷時,選中所需組卷的文件,即可批量性的將選中文件組卷至相應案卷中。選擇案卷時,可直接查看該案卷的基本信息,防止組卷錯誤。

案卷封/拆卷。組合起來的案卷也可進行拆卷操作,以方便對文件進行重新組合。對于整理好的案卷,可將其封卷,避免誤拆風險。

權限管理。企業的檔案基本上都存儲著需要保密的文件,為了保證其安全性,需要對其進行權限的設置。在系統內,針對特定的卷庫、案卷、文件,都可進行借閱范圍的設置,權限可詳細到個人,防止隱私泄露,進一步提升檔案的安全性。

2、檔案輕松管理,管理日志留痕跡

隨著企業的進一步發展,存儲在系統內的檔案可能會失去價值,需要進行銷毀,

然而,在銷毀中總是會遇到銷毀痕跡無跡可尋的問題,還可能會遇到誤銷案卷無法恢復的問題,給檔案工作帶來極大的麻煩。

在電子檔案管理平臺內,就可以輕松解決這一問題,檔案的所有操作日志都可以在系統中查詢到,責任可以落實到人;如果檔案被誤銷毀還可以恢復。在鑒定案卷時,可查看該案卷基本情況,并進行鑒定意見的書寫,系統自動匯成鑒定日志。確保重要案卷不丟失、不損害,管理方便。

3、電子化借閱流程

檔案具有高隱私性,借閱管理需要非常謹慎,發生丟失或損害,也能第一時間找到責任人。

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通過流程化運轉,有借閱需求可直接進行線上申請,寫明借閱的時間及歸還時間,相關負責人可通過“借閱審批”列表進行審批。通過“我的借閱”可查看審批情況及過往借閱記錄;通過借閱記錄則可以查看全部人員的借閱情況及歸還情況。除此之外,借閱信息也將自動記入“日志”中方便統一管理。

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繁瑣,不應該是檔案工作的代名詞。通電子化信息錄入、全方位“日志”跟蹤、便捷權限管理、無紙化借閱申請,將繁瑣化為精細,讓檔案管理更簡單。

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