一、目的

為了提高資金使用效率，降低采購(gòu)成本，同時(shí)提高公司采購(gòu)效率，能及時(shí)購(gòu)買(mǎi)各項(xiàng)目所需物資、設(shè)備，進(jìn)而保障各項(xiàng)目工作正常運(yùn)行，保證公司利益，特制訂本制度。

二、適用范圍

用于物業(yè)管理項(xiàng)目中物業(yè)服務(wù)和工程維修的專(zhuān)項(xiàng)物資，維修材料、維修工具、消防、保安、保潔、綠化相關(guān)部門(mén)所需物資，以及其他未涉及的物資采購(gòu)。

三、職責(zé)

（一）名譽(yù)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類(lèi)物資采購(gòu)合同、各類(lèi)物資采購(gòu)申請(qǐng)，如《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》、《月度物資采購(gòu)計(jì)劃》、《月度設(shè)施維保和增加申請(qǐng)表》、《應(yīng)急物資采購(gòu)申請(qǐng)表》、《預(yù)算外物資采購(gòu)申請(qǐng)表》的采購(gòu)申請(qǐng)審批；

（二）各區(qū)域總經(jīng)理負(fù)責(zé)（一）中所列項(xiàng)目的報(bào)銷(xiāo)審核，對(duì)報(bào)銷(xiāo)的金額、物品與申請(qǐng)單的相符性負(fù)責(zé)；

（三）各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)、設(shè)備設(shè)施維修和增加的申請(qǐng)，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)所需物資、設(shè)備設(shè)施的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收、分發(fā)、庫(kù)房管理、建立物資入庫(kù)臺(tái)賬，并定期辦理付款手續(xù)；

（四）工程管理部為物資采購(gòu)定價(jià)的主管部門(mén)，負(fù)責(zé)擬訂招標(biāo)（比價(jià)）工作流程和工作規(guī)范、設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)和比質(zhì)比價(jià)，實(shí)施采購(gòu)；

（五）綜合管理部對(duì)各項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃信息匯集、核對(duì)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽；

（六）品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)招標(biāo)、比質(zhì)比價(jià)過(guò)程，審定合格供方選定結(jié)果，品質(zhì)管理部對(duì)工程管理部比質(zhì)比價(jià)信息進(jìn)行檢查驗(yàn)證，對(duì)實(shí)施采購(gòu)、維保驗(yàn)收過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督；

（七）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)目物資采購(gòu)、設(shè)備設(shè)施維保和增加的申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算監(jiān)控，并審核費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是否符合財(cái)務(wù)管理制度；

（八） 品質(zhì)管理部根據(jù)《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》和《月度物資采購(gòu)審核表》和《月度設(shè)備設(shè)施維保和增加審核表》等對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)物品類(lèi)別登記臺(tái)帳、采購(gòu)單據(jù)進(jìn)行抽檢核對(duì)；

四、原則

根據(jù)需采購(gòu)物資的性質(zhì)，制定年度物資采購(gòu)計(jì)劃，在不突破年度物資采購(gòu)計(jì)劃的原則下，工程管理部實(shí)施采購(gòu)。

1、各項(xiàng)目于每年12月15日前按照上一年度物品實(shí)際使用情況以及年度工作計(jì)劃，提出下一年度《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》與《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》。

2、品質(zhì)管理部將會(huì)同工程管理部對(duì)各使用部門(mén)上報(bào)的《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》與《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》進(jìn)行審核，在每年12月底前確定合理性，并報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理進(jìn)行審批；

3、各部門(mén)每月25號(hào)填寫(xiě)《月度物資采購(gòu)審核表》需與《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》方案相符合，《月度設(shè)備設(shè)施年度維保計(jì)劃》同理。

4、各部門(mén)每月25號(hào)根據(jù)年度物資采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)際庫(kù)存量是否符合月度工作計(jì)劃，提出《預(yù)算外物資采購(gòu)申請(qǐng)表》。

（二）應(yīng)急、預(yù)算外物資采購(gòu)原則

1、應(yīng)急、預(yù)算外物資采購(gòu)為月度物資采購(gòu)計(jì)劃之外，因設(shè)施、設(shè)備的故障需及時(shí)組織搶修、公司臨時(shí)發(fā)生的重大活動(dòng)所需物品以及因工作計(jì)劃的變化產(chǎn)生的采購(gòu)行為填寫(xiě)《應(yīng)急物資采購(gòu)申請(qǐng)表》和《預(yù)算外物資采購(gòu)申請(qǐng)表》。

2、每月應(yīng)急、預(yù)算外物資采購(gòu)額度不得超過(guò)每月正常預(yù)算額度的15%。連續(xù)兩個(gè)月超出每月正常預(yù)算額度的10%，則對(duì)所在單位（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人扣罰當(dāng)月工資2000元。

3、應(yīng)急、預(yù)算外物資采購(gòu)物資前需先告知名譽(yù)總經(jīng)理。

五、采購(gòu)申報(bào)流程

（一）、《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》方案：

由項(xiàng)目各部門(mén)負(fù)責(zé)人提出書(shū)面采購(gòu)計(jì)劃方案，項(xiàng)目經(jīng)理匯總審核提交到區(qū)域總經(jīng)理，區(qū)域總經(jīng)理每年12月15日前審核完畢報(bào)公司綜合管理部匯總，綜合管理部匯總完畢報(bào)公司工程管理部、品質(zhì)管理部審核，簽字認(rèn)可后于12月底報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理進(jìn)行審批。名譽(yù)總經(jīng)理審批通過(guò)，綜合管理部分類(lèi)回復(fù)各項(xiàng)目，同時(shí)在品質(zhì)管理部備案。

（二）、月度物資采購(gòu)、月度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加：

由項(xiàng)目各部門(mén)負(fù)責(zé)人每月25號(hào)填寫(xiě)《月度物資采購(gòu)審核表》、《月度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加申請(qǐng)表》。項(xiàng)目經(jīng)理匯總審核提交書(shū)面采購(gòu)申請(qǐng)到區(qū)域總經(jīng)理，區(qū)域總經(jīng)理每月29日前審核完畢報(bào)公司綜合管理部匯總，每月3日前工程管理部審核完畢交公司綜合管理部，綜合管理部匯總整理報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理進(jìn)行審批。名譽(yù)總經(jīng)理審批通過(guò)，綜合管理部分類(lèi)回復(fù)到各項(xiàng)目，同時(shí)在品質(zhì)管理部備案。

（三）、應(yīng)急物資采購(gòu)：

由項(xiàng)目部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理向區(qū)域總經(jīng)理匯報(bào)，區(qū)域總經(jīng)理將處理方案和所需采購(gòu)物資方案，直接報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理，名譽(yù)總經(jīng)理審批同意，交由工程管理部緊急采購(gòu)、組織維修。申報(bào)項(xiàng)目部門(mén)負(fù)責(zé)人將簽《應(yīng)急物資采購(gòu)申請(qǐng)表》補(bǔ)簽到區(qū)域總經(jīng)理后報(bào)綜合管理部，綜合管理部匯總報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理簽字。名譽(yù)總經(jīng)理審批通過(guò)，綜合管理部分類(lèi)回復(fù)到各項(xiàng)目，同時(shí)在品質(zhì)管理部備案。

（四）物資入庫(kù)

采購(gòu)回來(lái)的物資由提出采購(gòu)計(jì)劃的部門(mén)負(fù)責(zé)人等驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后交庫(kù)管員辦理入庫(kù)手續(xù)并填寫(xiě)物資入庫(kù)單，建立物資入庫(kù)臺(tái)賬。

（五）物資領(lǐng)用

物資采購(gòu)入庫(kù)后，庫(kù)管人員負(fù)責(zé)通知各需求部門(mén)領(lǐng)用物資，建立物資出庫(kù)領(lǐng)用單，做好登記，建立物資出庫(kù)臺(tái)賬。

（六）報(bào)銷(xiāo)

在驗(yàn)收合格無(wú)誤的物資采購(gòu)入庫(kù)后的原則下，申請(qǐng)采購(gòu)人員以《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》的形式向公司財(cái)務(wù)管理部提出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，并附上經(jīng)審批完成的相關(guān)表格、及相應(yīng)正規(guī)發(fā)票，在與采購(gòu)計(jì)劃方案相一致的情況下，無(wú)需名譽(yù)總經(jīng)再審批簽字，區(qū)域總經(jīng)理簽批；如與采購(gòu)計(jì)劃方案出現(xiàn)出入，則需要通過(guò)相關(guān)人員、部門(mén)予以審核、審核后分類(lèi)匯總完畢后交綜合管理部，綜合管理部報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理。名譽(yù)總經(jīng)理審批通過(guò)，綜合管理交還各物資采購(gòu)部門(mén)。