摘要：檢察機關檔案數字化主要是指將檢察訴訟檔案數字化，通過數字化掃描和在線接收形式，把檢察機關各類實體檔案信息，利用計算機存儲，轉化為數字化檔案信息。本文結合D縣檢察院實際情況，通過分析研究、比對提煉檔案數字化進程中的影響要素，提出基層檢察機關檔案數字化高質量發展優化路徑。

關鍵詞：檔案；檔案數字化；檢察機關

一、檔案數字化包含的內容

檢察訴訟檔案是指各級人民檢察院在依法辦理案件過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。其中，所有檔案都必須嚴格按照卷宗規則執行，由于性質不同，將其分為從民事到刑事等多種類型。這些檔案客觀地反映了檢察機關的全部活動，這些材料是訴訟程序和最后審判的基礎，為法庭提供了信息來源，并為法庭保留了證據。檔案數字化是檔案信息資源創建的重要組成部分，對檢察機關來說，數字檔案是最終格式。保護各種數據，建立全文數據庫，實現智能管理，利用軟件技術和網絡技術真正滿足安全需求，實現資源共享、存檔。

二、新時代檢察機關檔案數字化中存在的問題

（一）檔案數字化外包公司專業性不強

檔案數字化外包公司屬于新興產業公司，在業務拓展、資源管理方面缺乏經驗，在進行數字化處理的過程中，存在頻繁返工現象，公司專業性不強，嚴重影響到檢察機關正常工作計劃。

一是數字外包公司聘請人員專業素質不高。外包加工工作人員大多是從本地聘請一些剛畢業的大學生或者待業青年，沒有接受過崗前培訓，也沒有法律或檔案背景。二是外包公司的工作人員更換頻繁，因為種種因素工作交接不到位，降低了數字化加工的質量和效率。三是外包公司針對員工的法律課程很少，也沒參與資格考試，缺乏教育和培訓，工作人員的技能水平不夠高，不能滿足基層檢察機關工作的需要。四是是后期維護服務不到位。完成一項檔案數字化外包工作并不代表外包工作的徹底完成，檢察機關在日后應用中遇到問題，都需要外包公司跟進負責解決。外包公司承擔業務、咨詢和系統啟用以及后續維護服務。檔案數字化工作有其特殊性，需要先進的技術和設備來執行。實踐中，D縣檢察院在使用過程遇到問題，應將問題反饋給外包公司來解決，但外包公司往往不能很好、及時的解決。綜合考慮這些因素，當前D縣檢察院聘請的外包公司提供的數字化加工服務不能滿足基層檢察機關的工作需要。

（二）缺乏檔案數字化建設專業人才

優秀、專業的人才隊伍建設是提高檢察機關檔案數字化建設水平的重要渠道。

當前基層檢察機關檔案數字化建設需要一支穩定的數字化加工隊伍。

依據2021年2月3日最高人民檢察院第十三屆檢察委員會第六十一次會議審議通過的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》第九條及第七條：檔案部門負責檔案的管理工作，業務部門負責本部門訴訟檔案的收集、整理與歸檔移交工作。可以看出：訴訟檔案應當由業務部門數字化加工，且訴訟檔案在移交時，電子版與紙質版應當一致。但在實踐中，業務部門根本沒有時間做到將電子檔案與紙質檔案加工一致的數字化建設需要。訴訟檔案以紙質形式呈現，且由于紙質的脆弱性，在反復使用過程中非常容易遭到破壞。D縣檢察院發現在向業務部門傳輸檔案的過程中，業務部門工作繁忙，在拆解案卷時，或在重新裝訂時，在檔案出庫和入庫搬運過程中可能會對檔案造成破壞，導致訴訟檔案原貌受損。

D縣檢察院在吸引和培養數字化領域的管理人才，沒有準確和長遠的規劃，影響了數字化建設領域高層次人才全面培養的效率。筆者認為，可以通過招聘或者從其他部門引進專業知識水平高、工作能力強的人員進行專業技能培訓組建一支穩定的數字化加工隊伍。

（三）檔案數字化建設中信息存在安全隱患

在檔案數字化建設中，數據安全風險主要表現為泄漏和修改的風險。泄露風險是指工作人員利用自有存儲設備私自獲取信息或利用計算機防火墻漏洞泄露案件材料信息。修改風險包括主觀刪除、更改案卷信息或在輸入信息時無意識地更改信息。

D縣檢察院與外包公司建立合作關系后，將向外包公司提交檔案，外包公司錄入員需要對每一份檔案進行信息輸入以及逐項核對等操作，必然會了解卷宗內容，掌握其中機密。如果外包員工缺乏保密意識，訴訟檔案就存在泄密風險。如果工作人員直接帶走原始文件，導致信息公開，容易引發安全風險。基層檢察機關將數字化檔案外包，如果外包公司對員工管理不合格，技術控制不到位，導致訪問權限不受制約，很可能導致信息安全問題。

三、新形勢下完善基層檢察機關檔案數字化對策

（一）優選檔案數字化外包公司

1.加強外包公司資格審查

外包公司應當是依法登記注冊并可以依法承擔民事責任的法人，并能夠出示營業執照、相關資質和許可證明，外包公司注冊資金應超過100萬元，員工人數需超過50人，業務范圍有“數字化加工服務”。這個規模的公司一般有很強的基礎和長遠的發展，今后會更加注重自身的工作質量和售后服務，在一定程度上能在各方面提供足夠的保障。檢察機關在咨詢外包公司的資格時，應要求對方提供股權結構、法定代表人身份和實際控制人身份的復印件。還要仔細研究分包商的設備，分析其綜合潛力，確定其實力，并在此基礎上作出選擇。

2.提升外包公司售后服務

除了要對外包公司資格審查外，還要綜合考慮外包公司的售后服務質量。項目中、后期提供技術服務有兩種方式：項目前期和實施過程的技術服務、項目完成后售后維護服務。服務形式可包括電話服務、現場服務、遠程指導等。工程全面驗收后，實行三年免費維護和質量保修期。無論是在質量保證期內還是在質量保證期結束后，數字外包公司都有責任為其所實施的項目提供24小時不間斷的技術支持服務，以滿足各種需要。免費維修期結束后提供的技術支持和維修只按成本價等收取費用。

（二）建立檔案數字化的專業團隊

1.成立一支穩定的、專業的數字化加工隊伍

D縣檢察院必須通過正規考試，自主招聘檔案專業人員，形成一支穩定的、專業的數字檔案管理隊伍，為確保數字化檔案工作穩定、長期發展提供有力支持。當前基層檢察機關普遍存在檔案工作移交困難、訴訟檔案材料不全、檔案序列混亂等主要問題，這亟待檔案專業人員解決。數字化加工隊伍給基層檢察院帶去的不僅是專業的檔案知識、先進的管理理念，更有豐富的檔案工作經驗。但更重要的是將這些知識轉化為實踐，積極參與檔案數字化工作，引導檢察院檔案信息化有序發展。通過實際工作，了解訴訟的特點、難點和服務方向，并在此基礎上建立科學、高效的訴訟信息系統。該系統便于檢察院的有效利用，也便于公眾查閱訴訟記錄。

2.健全檔案數字化人才的培養機制

D縣檢察院高層要認真考慮本單位數字管理人員數量、知識結構與數字檔案建設要求之間的差距，完善數字檔案管理人才培養機制。實現數字化，科學規劃數字化管理人才培養的近期和遠期。

一是拓寬人才培養途徑：對，現有專職兼職管理團隊進行數字知識、網絡平臺應用、知識共享等方面的培訓，提升單位數字檔案建設綜合能力；通過專業機構或高校進行社會層面的職業培訓或再培訓。

二是加強人才的培訓方法：針對現有人才缺乏一定法律專業知識、缺乏檔案專業和信息技術專業知識和技能的現象，D縣檢察機關高度重視檔案建設和信息技術短板，加強檔案管理和信息技術專業的理論知識儲備，提高這兩個專業在數字檔案方面的實踐能力，實現“短期單一型人才、長期復合型人才”的效果。

（三）加強檔案數字化外包交接安全管理

1.訴訟檔案實體交接的安全管理

在檔案數字化過程中，某一環節的遺漏會造成紙質檔案的損壞。照《紙質檔案數字化規范》標準執行，移交檔案時應遵守相關要求：（1）由庫房管理員和公司指定的專人共同清點檔案，填寫《檔案出入庫交接表》。檔案交接表，必須用手寫簽字確認，不得打印、復制、登記借閱檔案的詳細資料。（2）嚴禁強行翻扯檔案，老化紙質資料嚴禁徒手直接接觸，防止資料損壞。（3）查閱檔案時，要保證保管人員和公司指定人員同時在場，防止一人使用。（4）將提供的檔案按年代、種類、保質期放置在檔案處理場所的周轉柜或周轉通道內，并粘貼檔案相關信息的標簽。（5）從檔案到工程周轉室必須有倉庫管理員和公司委派的兩人，檔案不得單獨管理。

2.提升數字化加工設備的技術水平

技術是影響檔案數字化外包安全的重要因素，隨著大數據時代的到來，需要740技術為檔案數字化提供保障。數字外包加工設備文件可用于數據保護，避免文件信息泄露，內部安全可通過加密、擴展訪問等技術進行防范。外部安全允許通過防火墻、防病毒等技術攔截病毒。

就計算機、掃描儀等而言，所有不必要的數據輸出設備或用于數字文件處理的端口，如光驅接口、紅外線接口、USB接口、藍牙接口應通過專業的技術手段和物理設備關閉，并定期對關閉的設備或端口進行檢查是否有使用痕跡；圖像存儲光盤根據文件類型、年份和保質期存儲原始材料圖像，不進行密級分類；光盤應確保記錄時沒有病毒，數據刻錄到光盤后，必須密封到光盤中，以后不得添加文件；將數字文件處理網絡與其他網絡隔離，禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。

綜上所述，新時代基層檢察機關檔案業務發展速度不斷加快，并向專業化及信息化進行發展，而在信息化時代下，訴訟檔案管理工作所具有的重要地位更是日益凸顯。各基層檢察機關應該牢牢抓住機遇，完善檔案管理體系，制定好訴訟檔案管理數字化建設長期性目標，確保訴訟檔案數字化得以真正實現，在提升基層檢察機關審判管理質效、實現社會稀缺法律資源共享方面發揮重要作用。

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編輯：康愛國

審核：姚啟明