文書檔案是醫院檔案的重要組成部分，為積累反映醫院主要職能活動，維護醫院歷史真實面貌，為各項工作服務，特制定以下管理制度：

一、凡在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，檔案工作（專、兼職）人員均應按文書檔案歸檔范圍隨時收集和保管，單位領導和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交有關部門保管，任何人不得私自保存和擅自銷毀應歸檔的文件材料，年終整理后，按規定向檔案室移交。

二、各職能科室收集、接收的文件材料必須齊全、完整，并保持它們之間的聯系，區分保存價值，明確保管期限，根據工作任務和業務范圍，設置文件夾，將辦理完的文件隨時歸入文件夾內，以便保管、查閱和整理立卷歸檔。

三、凡需歸檔的文件材料、行文規則及文件處理程序，按有關規定辦理，草擬和簽批公文，應用鋼筆或毛筆（藍黑墨水或碳素墨水），凡本院發文、正文印件要求保存四份，底稿附后。

四、各職能科室對文件材料的收進、借閱、移出等情況均應做好登記、統計，并嚴格執行工作程序和制度。

五、凡向檔案室移交的檔案、資料，要填文件材料移交登記表（一式二份），于次年六月份連同檔案、資料移交檔案室，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續。

六、各職能科室銷毀文件要登記造冊，經科室負責人審查，分管領導審批后，由專人監督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。

七、科室或臨時機構撤銷、合并時，要在機構變動前組織專人整理好有關的檔案、資料，按規定向有關部門移交，并認真辦理移交手續。

八、檔案工作（專、兼職）人員工作調動時，必須辦完檔案移交手續后，才能離開崗位。